乐职院工【2021】41号

关于印发《乐山职业技术学院

工会文件管理办法（试行）》的通知

各二级分工会：

现将《乐山职业技术学院工会文件管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。

附件：乐山职业技术学院工会文件管理办法（试行）

乐山职业技术学院工会委员会

2021年12月29日

乐山职业技术学院

工会文件管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为规范工会文件管理工作，确保工会工作的顺利开展，根据有关规定，结合学院工会工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所指的文件包括上级（含院级）党政部门、上级工会组织、院内各职能部门通过发文渠道发给工会办公室需要处理的文件和工会办公室制定、发出的各类文件。

第三条 工会办公室综合管理岗人员负责收文和发文的处理、保管和归档。

第二章、文件的制定

第四条 办公室工作人员按照岗位职责分工，草拟本职责范围内的相关文件，认真仔细开展工作，以保证文件内容的完整性和正确性。

第五条 工会办公室综合管理岗人员负责文件的初审、校对，并提交工会副主席、主席审核后，形成发文稿。

第六条 凡涉及重要事项的文件，须经工会委员会审议通过后方可形成发文稿。

第三章、发文管理

第七条 草拟文件人员在办公OA系统上填报《工会发文处理单》，提交发文申请。

第八条 综合管理岗人员负责对文件内容进行校对、排版并提交副主席、工会主席审批签字后正式发文。

第四章、收文管理

第九条 工会办公室综合管理人员负责上级工会、上级党政部门、院内各职能部门（文件中指定工会为牵头责任部门）发来的文件进行管理。

第十条 在学院OA系统上收到的文件，文件管理人员须及时转发给工会副主席签阅并按签阅要求落实。凡涉及由工会牵头的相关文件，综合管理管理岗须及时作收文处理，报送工会主席、副主席签阅，并按签阅要求办理。

第十一条 上级工会来文或非OA系统收到的文件，综合管理人员须及时作收文处理。在工会OA上填报《收文处理单》，收文处理单中，内容包括: 发文单位、文件编号、收文标题、收文日期、附件、工会办公室拟办意见、工会副主席意见、工会主席批示、阅者签名、办结情况等。

第五章、文件办结

第十二条 负责处理文件事项人员负责填写《收文处理单》中的办结情况，并向工会副主席汇报。

第十三条 文件办理完毕后，文件的纸质文档交综合管理岗人员进行整理存档。并按学院档案室的要求，归档上交。

第六章、通知管理

为规范通知等信息的发布行为，确保通知等信息的严肃性，对以工会名义自建QQ工作群、微信工作群的信息发布作如下规定。

第十四条 凡以工会名义或工会办公室名义对外发布的信息，一律按正式发文程序办理。确因工作需要来不及正式发文，临时在QQ、微信群发布通知信息，必须经工会副主席同意，必要时须请示工会主席同意后方可发布。

第十五条 普通信息的发布，工作人员须口头向部门领导汇报事由，经工会副主席同意后再发布。

第十六条 信息发布者须随时关注信息发布的后续反映，对信息发布后产生的异常情况，须及时向工会副主席、主席汇报。

第十七条 未经工会副主席或主席同意或审核，擅自发布信息造成不良后果者，将严肃追究发布者的相关责任。

第六章 附 则

第十八条 本《办法》自发布之日起执行，解释权在学院工会。

附件：1、文件制定与收发流程图

2、收文管理流程图

3、通知管理流程图

乐山职业技术学院工会委员会

2021年12月24日

附件1：文件制定与发文流程图

附件2：收文管理流程图

附件3：通知管理流程图

工作人员按领导要求草拟文件初稿并打印

综合管理人员初审、校对

工会副主席审核

重要事项文件，征求学院工会委员会委员意见

工会主席审批

文件管理人员对来文进行分类管理

凡上级工会来文，校内由工会办理的文件

一般性通阅文件

文件归口管理人员第一时间填报收文处理单

凡通阅性文件，提交工会副主席签阅，凡涉及到工会牵头的文件，须及时做收文处理，并按工会副主席、主席签批意见落实。

工会副主席签批

工会主席审批

工会主席、副主席、涉及相关人员阅

牵头负责人员阅办

向领导报告办结结果，填写办结情况

按学院档案室要求，归档

工作人员提出发布申请

工会主席发出指令

工会副主席审批同意，

必要时报经主席同意

工会副主席安排布置

办公室工作人员按要求发布通知

工会副主席审批同意，

必要时报经主席同意

提出申请的工作人员

工作人员按要求发布置

重要信息发布，须草拟信息，送交工会副主席修改审核，再在OA平台上填报《通知处理单》，经工会副主席签批后发布。

信息发布者须随时关注信息发布的后续反映，对信息发布后产生的异常情况，须及时向工会副主席、主席汇报。

曾炜

2023-09-12