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乐山职业技术学院公文管理办法(试行)
第一章总 则
第一条 为推进学院公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》(教办〔2013〕7号)和《乐山市人民政府办公室公文处理工作规范》，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学院党政各职能部门、教学二级单位和直属单位（以下统一简称各单位）的公文处理工作。
第三条 公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 党委办公室和学院办公室是学院公文处理的管理机构，主管以学院党委、行政、党委办公室、学院办公室名义制发的各类公文并负责指导全院各单位的公文处理工作。学院各级领导干部、各单位必须高度重视和认真做好公文处理工作，加强领导，强化干部公文素养和能力建设，切实提升公文质量。各单位均应指定一位同志分管公文处理工作，公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识，使之更好地为学院的改革和发展服务。
第二章 公文种类
第六条 学院常用公文种类包括：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
（十二）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 乐山职业技术学院各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。
（五）发文字号。发文字号由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。单位代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文单位代字，第二个层次是发文单位主办公文的部门代字。联合行文时使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位简称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文内容。公文首页必须显示正文。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，在印发单位和印发日期之前，与公文正文一起装订。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其它单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第九条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），文字自左至右横写，在左侧装订。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
要认真贯彻落实中央、省、市和学院关于进一步精简文件的精神和要求，从严控制公文数量。属以下情况的，不再制发公文：现行公文仍然适用的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；只是重申已有规定、要求，没有新政策、新措施、新办法的；
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。党务和政务事宜应分别行文。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
第十二条 根据发文单位与收文单位的行文关系，公文一般分为上行文、下行文、平行文3种。学院公文行文按以下原则办理：
（一）上行文：向上级机关的行文。一般用请示、报告等文种。学院上行文又分为：院外上行文和院内上行文。院外上行文是指以学院名义向上级机关的行文；院内上行文是指院内各职能部门、二级教学单位和院属各直属单位向学院党委、行政的行文。
上行文行文应当遵循以下规则：
1.上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。
2.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
3.上行文中有涉及其他单位职权范围内的事项，应先与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，应列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后上报。
4.除上级机关领导同志直接交办的事项外，原则上不以学院或单位名义向上级机关领导同志个人报送公文。原则上不以院领导或单位负责人个人名义向上级机关及领导同志报送公文。
5.拟请上级机关领导同志出席学院或本单位重大活动并讲话时，一般在报送请示的同时附上由院内活动承办单位起草，经学院分管院领导审核后的讲话代拟稿和活动方案。落实上级机关领导同志批示的情况报告，应当附领导同志批示复印件。
6.学院各职能部门、二级单位在院内外向上级部门请示、报告重大事项，反馈重要意见，应按学院公文拟制和发文程序办理。职能部门转呈院内二级单位的请示报告应先提出拟办意见，不得原文转报。
7.除学院党委办公室、学院办公室以外，院内各职能部门、教学二级单位、各直属单位原则上不直接向院外上级机关行文。
（二）下行文：院内发文，即以学院党委和行政的名义向院内各单位发布的公文，以及学院党委办公室、学院办公室根据学院党委和行政授权向院内各单位的行文。一般多用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
1.学院党委办公室、学院办公室根据党委和行政授权可以向院内各单位行文；学院各职能部门不能制发文件式公文，不能发布指令性公文和政策性公文。
2.中共乐山职业技术学院纪律检查委员会按照工作职责可以向全院党政各单位行文，重大行文向党委报告。乐山职业技术学院工会委员会和共青团乐山职业技术学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文，重大行文向党委报告。
3.学院内二级教学单位（系、部）内部可以二级教学单位党政名义对内行文，使用印有“乐山职业技术学院+单位全称或规范化简称”版头（不得出现“文件”字样）的文件纸，落款处应加盖单位印章。行文内容不得与学院文件和相关要求相抵触。
（三）平行文：同级或不相隶属的单位之间行文，一般用函等文种。
1.根据具体工作需要，院内各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以通知的形式就日常具体工作安排向二级教学单位、二级党组织和相关职能部门发布通知，由部门负责人审核后报分管领导签发，由发文单位自行印制和归档。使用印有“乐山职业技术学院+单位全称或规范化简称”版头（不得出现“文件”字样）的文件纸，落款处应加盖单位印章。涉及多个职能部门职权范围内的事务，各相关部门之间应协商一致后发文，未协商一致的，不得发文。
2.各职能部门向二级教学单位或直属单位的重要行文、教学二级单位内部重要行文，应当同时抄送党委办公室、学院办公室和分管院领导。
第十三条 党委办公室、学院办公室经党委、行政授权可以对外行文。其他部门不得自行以学院名义对外正式行文。学院各职能部门确需以学院名义对内对外行文，应按公文拟制和发文办理程序办理。
第五章 公文拟制
第十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十五条 起草。公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）文种正确，格式规范。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。如有分歧，由主办部门负责人协调，仍不能取得一致时，主办部门应当列明各方理由或依据，报请分管院领导决定。
（七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作，并负责审核本部门起草的公文。
（八）起草涉密公文应当在涉密计算机上操作或通过纸质进行，并应符合国家、学院相关保密制度的要求。
第十六条 审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并
达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十七条 各部门以学院党委、行政或党委办公室、学院办公室名义起草的公文，由起草部门校对初审，部门负责人审核签字后报党委办公室、学院办公室审核。未经党委办公室、学院办公室审核，公文不得直接报送学院领导签发。
第十八条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第十九条 签发。以学院名义印发的一般性业务性公文由学院办公室报分管院领导签发，重要公文和上行文报学院主要领导签发。凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议通过的公文，应当标示“经ΧΧ会议审定通过（或决定）”。会议纪要原则上由主持会议的学院领导签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第六章 公文办理
第二十条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十一条 收文办理主要程序是：
（一）签收。党委办公室、学院办公室秘书科对收到的公文应当逐件清点核对，并注明签收时间。如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。院内各单位收到外单位转发给学院并应以学院名义办理的公文，应及时转送党委办公室或学院办公室秘书科，秘书科做好签收登记后按收文程序办理。
（二）初审。办公室秘书科对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文，应由党委办公室、学院办公室提出拟办意见，报学院相关领导批示，或转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位（如果没有注明主办单位，排在第一位的承办单位视为主办单位）。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送达或通知传阅对象到传阅室阅知或者批示。办理公文传阅应当掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。机要公文应当按照国家及学院有关保密管理规定进行传阅。
（五）登记。办公室秘书科对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。机要公文应当按照相应的保密管理规定进行登记。
（六）催办。办公室秘书科应及时了解掌握公文的办理进展
情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专
人负责催办。
（七）办结。承办部门要及时将公文办结情况报告办公室秘书科做结办登记，同时秘书科或承办部门应将公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十二条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经院领导签发的公文，印发前办公室应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；文稿内容原则上不得改动，需作实质性修改的，须报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，须确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。各部门以学院党委、行政或党委办公室、学院办公室名义起草的公文由党委办公室、学院办公室登记编号，院内各单位发文代字由党委办公室、学院办公室统一规定。
（三）印制。公文正式印制前，拟稿人应当认真校对。公文应按规定份数印制。使用学院党委、行政和党委办公室、学院办公室公文版头的公文由党委办公室、学院办公室印制。以各职能部门、二级教学单位名义印制的公文由各部门各单位自行印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文或资料应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。以学院党委、行政或党委办公室、学院办公室名义印发的公文由学院秘书科统一分发，以各职能部门、二级教学单位名义印发的公文由各部门各单位自行分发。重要的和有办理时限的院内发文必须签收。寄往院外的请示、重要报告
必须由专人或特快专递、挂号发出。涉密公文按照国家及学院有
关保密管理规定分发。
第二十三条 归档。公文办理完毕后，应及时归档。
（一）需要归档的公文及有关材料，应当根据档案工作的法律法规以及学院档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
（二）公文由主办单位整理、归档。
（三）联合办理的公文，原件由主办单位归档，其他单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第七章 公文管理
第二十四条 学院各单位应当规范本单位公文管理，并确定专人统一管理公文。
第二十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
经批准公开发布或传阅的电子公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第二十六条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十七条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。复制、汇编涉密公文，应当符合有关规定并经保密委员会办公室批准。绝密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应带加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
除上级机要文件收文传阅管理，学院目前不具有定密资质，因此院内产生的公文应无正式涉密文件，如果涉及阶段性不宜公开的公文或资料，由成文部门参照涉密公文管理办法执行。
第二十八条 不具备归档和保存价值的公文，经各单位负责人批准后可以销毁。
第二十九条 单位合并时，公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学院综合档案室。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十条 新设立的单位应当向党委办公室、学院办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。
第八章 附则
第三十一条 学院各单位公文处理工作依照本办法执行。
第三十二条 本办法由党委办公室、学院办公室负责解释。
第三十三条 本办法自印发之日起施行，原《乐山职业技术学院机关公文处理办法（试行）》（乐职委发〔2003〕8号）同时废止。
附件：1.乐山职业技术学院公文版头发文字号
2.乐山职业技术学院公文格式
3.乐山职业技术学院发文流程图
4.乐山职业技术学院收文流程图
5.乐山职业技术学院发文稿笺
附1：
乐山职业技术学院公文版头发文字号
一、各类公文版头及适用范围
（一）文件格式版头
1.《中共乐山职业技术学院委员会》和《乐山职业技术学院》版头用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准。
2.《中共乐山职业技术学院委员会文件》和《乐山职业技术学院文件》版头用于贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关的文件，颁布学院重要规章制度，公布学院发展规划、年度工作要点和总结，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级单位的请示。
3.《中共乐山职业技术学院委员会办公室》、《乐山职业技术学院办公室》用于乐山职业技术学院党委办公室、学院办公室根据授权，传达党委和行政的决议或决定，答复下级单位的请示，转发上级机关的文件，批转下级单位的请示、报告，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
4.《中共乐山职业技术学院纪委文件》、《乐山职业技术学院工会委员会文件》、《共青团乐山职业技术学院委员会文件》分别用于纪委、工会和团委制发公文。
（二）函件格式版头
5.《中共乐山职业技术学院委员会》和《乐山职业技术学院》用于中共乐山职业技术学院委员会和乐山职业技术学院根据需要以函的形式制发公文。
6.《中共乐山职业技术学院委员会××（部门全称）》、《乐山职业技术学院××（部门全称）》《乐山职业技术学院×× （系、部全称）》、《乐山职业技术学院××（直属单位全称）》等函件格式版头用于学院各处（室）、教学二级单位、直属单位向学院党委和行政请示、报告工作，在职权范围内或单位内部发布通知，相互之间联系工作，此类函件版头及公文由各单位自行制发。
二、发文字号
发文字号由发文单位代字、年份和发文序号组成。单位代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文单位代字，第二个层次是发文单位主办文件的部门的代字。
（一）以学院党委、行政名义和党委办公室、学院办公室名义发文的代字
中共乐山职业技术学院委员会…………………乐职委
乐山职业技术学院………………………………乐职院
党委办公室……………………………………乐职委办
学院办公室……………………………………乐职院办
（二）以各单位名义发文代字（仅用于向学院党委和行政请示、报告）
党委组织部（党校）…………………………乐职委组
党委宣传部……………………………………乐职委宣
党委统战部……………………………………乐职委统
发展规划处……………………………………乐职院发
教务处…………………………………………乐职院教
人事处…………………………………………乐职院人
学生工作部……………………………………乐职院学
计划财务处……………………………………乐职院计
科研处…………………………………………乐职院科
教育督导处……………………………………乐职院督
国际合作与交流处（港澳台办）…………乐职院外事
招生就业处……………………………………乐职院招
监察审计处……………………………………乐职院监
保卫处…………………………………………乐职院保
后勤处…………………………………………乐职院后
继续教育处……………………………………乐职院继
图书馆…………………………………………乐职院图
综合档案室（馆）……………………………乐职院档
信息中心………………………………………乐职院信
人民武装部…………………………………乐职院人武
护理系…………………………………………乐职院护
医学系…………………………………………乐职院医
药学系…………………………………………乐职院药
财经管理系……………………………………乐职院财
旅游系…………………………………………乐职院旅
电子信息工程系………………………………乐职院电
机电工程系……………………………………乐职院机
新能源工程系…………………………………乐职院能
基础公共课程部………………………………乐职院基
学院各单位对内下行文和平行文根据上述规定发文字号使用“乐职院X通”“乐职院X函”。
（三）学院其他发文单位使用的文件字号
中共乐山职业技术学院纪律检查委员会……乐职纪
乐山职业技术学院工会委员会………………乐职院工
共青团乐山职业技术学院委员会……………乐职委团
附2:
乐山职业技术学院公文格式
为进一步规范学院公文格式，根据《党政机关公文格式》国家标准，制定本标准。
一、学院公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
二、公文用纸上、下、左、右四个方向都要留下白边，不能印刷文字，能印刷文字的中心区域称为版心。公文版面页面设置为：上3.7cm，下3.6cm，左2.59cm，右2.59cm。
三、通常将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体和版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
四、版头
版头位于公文之首，与通常所说的“红头文件”的“红头”部分相对应，一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素。各要素根据需要选择。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。即秘密、机密和绝密的公文需要标注份号，如有必要，也可对不带密级的公文编制份号。编制份号一般采用3～6位3号阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，不应编为“1”“01”。份号顶格居左编排在版心第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限采用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，一般密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★10年”“绝密★10年”，“绝密”“机密”或“秘密”二字之间不空格。保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”二字之间空1字。(学院原则上自制公文不具备定密资格，如有涉密文件，由学院保密委员会审定办理。)
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，并附上上级来文或。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称后加“文件”二字组成，也可只用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，主办单位排列在前，也可以单独用主办单位名称。
1.学院的发文单位标志的主要形式和适用范围为：
（1）中共乐山职业技术学院委员会文件：主要用于学院党委制发的文件；
（2）乐山职业技术学院文件：主要用于学院行政制发的文件；
（3）中共乐山职业技术学院委员会文件，乐山职业技术学院文件：用于学院党委及行政联合制发文件；
（4）中共乐山职业技术学院委员会：主要用于向上级机关请示、报告工作，与不相隶属的机关、单位商洽工作；
（5）乐山职业技术学院：主要用于向上级机关请示、报告工作，向不相隶属的行政机关、单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；
（6）中共乐山职业技术学院委员会办公室：主要用于党委办公室根据党委授权或经党委同意制发的文件；党委办公室职权范围内制发的文件，对外联络相关工作等；
（7）乐山职业技术学院办公室：主要用于学院办公室根据院长授权或经院长同意制发的文件；学院办公室职权范围内制发的文件，对外联络相关工作等；
（8）中共乐山职业技术学院委员会办公室、乐山职业技术学院办公室：主要用于党办、院办联合制发文件。
学院公文用纸由党委办公室、学院办公室按照公文格式有关规定印制。
2.学院各单位发文标志包括：
（1）中共乐山职业技术学院委员会XXX：用于学院党委职能部门职责范围内制发的文件。
（2）乐山职业技术学院XX处（部）：主要用于学院行政职能部门（含具有行政管理职能的无级别单位）职责范围内制发的文件。
（3）中共乐山职业技术学院XXX委员会：主要用于学院各党总支职责范围内制发的文件。
（4）乐山职业技术学院XX系（部）：主要用于学院各系部职责范围内制发的文件。
院内各单位公文用纸根据需要自行印制。印制时，应采用小标宋体字，
红色居中，字号参考标准为14mm×10mm（高×宽），以醒目、美观、庄重
为原则。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
1.学院公文发文字号统一为：
（1）党 委 乐职委〔 〕 X号
乐职委通〔 〕 X号
乐职委函〔 〕 X号
（2）行 政 乐职院〔 〕 X号
乐职院通〔 〕 X号
乐职院函〔 〕 X号
（3）纪 委 乐职纪〔 〕 X号
乐职纪通〔 〕 X号
乐职纪函〔 〕 X号
（4）党委办公室 乐职委办〔 〕 X号
乐职委办通〔 〕 X号
乐职委办函〔 〕 X号
（5）学院办公室 乐职院办〔 〕 X号
乐职院办通〔 〕 X号
乐职院办函〔 〕 X号
2.学院各单位公文发文字号统一为：
乐职委X〔 〕X号
乐职委X通〔 〕X号
乐职委X函〔 〕X号
乐职院X〔 〕X号
乐职院X通〔 〕X号
乐职院X函〔 〕X号
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
五、主体
主体部分一般包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。
（一）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋简体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（二）主送单位。指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。
主送单位的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型单位内同级单位之间用顿号分隔，不同类型单位之间使用逗号分隔，最后一个主送单位之后标全角冒号。
（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可用“1.”。
（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（五）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。应与发文单位标志、标题中的发文单位名称相一致。
（六）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。如，2012年7月1日。
（七）印章。公文中应有发文单位署名，并加盖发文单位印章，印章与署名单位相符。会议纪要可以不加盖印章。
1.加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
特殊情况处理：当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应当采取调整正文行距或字距的措施加以解决，使印章与正文务必同处一页，不得写“此页无正文”。
（八）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。附注使用3号仿宋体字，紧接成文日期下1行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。“请示”“函”件应在附注处注明联系人及联系电话。
（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。如果有多个附件，后面必需紧跟附件顺序号，顺序号后不加冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件不能与正文一起装订，则应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号加“附件”二字以及附件顺序号。
批转转发印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附件说明，直接另面编排，附件中首页也不标注“附件”二字。其他格式要求与正文一致。
六、版记
版记部分由抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。
确定版记的位置在实际操作中应注意：（1）版记一定在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第2页上，即便第2页除了版记再没有任何内容。（2）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面），版记页和空白页都不标页码。（3）如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。
（一）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其它单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。
（二）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
七、页码
页码是公文的一项重要组成部分，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。附件与正文不一起装订时，附件另编页码。
八、公文的特定格式
公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、纪要格式等。
（一）信函格式
与通用格式相比，信函格式中各要素的编排规则如下：
1.发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，后不加“文件”二字，居中排布。联合行文时，使用主办单位标志。
2.如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
3.发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。
4.标题居中编排，标注在份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号中最后一个要素的下边缘下空二行位置。
5.信函格式公文首页不显示页码，由第2面开始标注页码。
6.版记中不加印发单位和印发日期，只有抄送单位，抄送单位上下不加分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
（二）纪要格式
与通用格式相比，纪要格式中各要素的编排规则如下：
1.纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布。
2.纪要编号作用等同于发文字号，居中编排在发文单位标志下空两行位置，可以采用“第XX期”的形式，不编虚位。
3.纪要发文单位居左空一字编排在纪要编号下一行位置。
4.发文日期用阿拉伯数字标全年、月、日，编排在发文单位右侧同一行位置，居右空一字。
5.标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一
行居左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。如需标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
6.会议纪要不加盖印章。
7.纪要格式可以根据实际制定。
九、公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
十、公文用纸幅面采用国家标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
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